前回、鬼速PDCAのPの部分計画編をまとめさせて頂きましたが、
今回は残りの部分DCAの回し方について、まとめたいと思います。
D 実行編
実行フェーズは行動スケジュールを切って予定通りにやりきること。
P計画で考えた解決案を実現するために必要なアクションがDOになる。
ダイエットを事例とすると、「運動する」「摂取カロリーを抑える」など。ただ、DOのままだと、実際の行動には移しづらいため、もう一段具体的なタスクレベルに分解し、スケジュール設定までしたものを「TODO」とする。
よく、DOまでは設定したけど、スケジュールを切らずにやらずっぱなしというケースはよくあるので、細かく分解しTODOに変換し実行していくことがポイントですね。
ステップ① 解決案をDOに変換
例）「運動する」
→「毎週月、水、金はジムに行き、10キロ走る」
→1日10分筋トレする
→毎朝30分歩く
などなどの解決案に分解していく。
この中で、1回で終わる完了型と継続型が混在する。上記の3つは継続型。もう少し分解して、「筋トレするための指南書を買う」のようなDOは、完了型ですね。
ステップ② DOに優先順位をつけ、やることを絞る
複数のDOがあっても、それをしないと始まらないもの（筋トレするための指南書を買う、ジムの入会申込みをする）に関しては無条件で選ぶ。
計画編で書いたように「インパクト」「時間」「気軽さ」で打ち手を絞る。
ステップ③ DOを定量化する（KDIを設定する）
KPIと同じように、実行フェーズでもDOの定量化をする。
（鬼速PDCAの中ではKDIと呼ぶ）
実行フェーズの中で、KDIとKPIを混同してしまうケースがあるが、KPIは結果の指標なので、コントロールがしづらい。KDIに関しては、行動の指標なのでコントロールしやすく、振り返りもしやすい。
ステップ④ DOをTODOへ
TODO化されたかどうかはスケジュール帳に書き込めるレベル。
「毎週月、水、金はジムに行き、10キロ走る」
→「ジムの場所を探し、どのジムを見に行くのか決める」（完了型）
→「ジムの体験を申し込む」（完了型）
→「ジムへ行くための時間を確保する」（完了型）
→「ジムへ行くための室内シューズを買う」（完了型）
→ モチベーションを保つために、SNSで宣言してみる（完了型）
→「ジムで走る」
→「走った後、SNSで報告をする」
などなど。
具体化していくポイントは６W３H（WHO、WHOM、WHEN、WHAT、WHY、HOW、HOWMANY、HOWMUCH）で考える。
ステップ⑤ TODOの進捗を確認しながら実行に移す
進捗確認は最低でも1日1回、理想は1日数回。このあたりの進捗確認がなかなかPDCAを実行していると忘れがちです。
そのために、筆者のすすめる携帯のアプリ「TODOIST」などをダウンロードしてみましたが、なかなかこの進捗確認の時間を確保するのが難しかったり…。ポストイットなどもオススメです。
実行に移していくためのポイント
・セルフトーク…１日に数回KPIやKDIを唱え、意識の中心に植え付ける
・TO DOは終わらなくてもいいという割り切りも必要
・計画が今後何かの壁に直面すると仮定して、原因を考え、事前に防止できそうならどういった方法が考えられるか？を考える。
タイムマネジメントのコツ 「捨てる」「入れ替える」「圧縮する」
①「重要だけど緊急要件」 →他人に振れないか検討する
②「重要だけど非緊急要件」→できるだけ削らない。仕組み化を検討
仕組み化例）無理やり予定を入れて、緊急要件にする。将来のビジネスプランを考えるという要件だった場合、ビジネスコンテストに出すときめるなど。
③「非重要だが緊急領域」 →相手の理解を得られないか検討
④「非重要で非緊急」 →真っ先に削る
C 検証編
ステップ①KGIの達成率を確認する
日々の検証頻度はKDIやKPIが多いが、本格的なKGIの検証は月に１回くらいの頻度。
ステップ②KPIの達成率を確認する
マイルストーン（対象期間までの達成率）を決め、そこに達しているかどうかを確認する。週１回くらいの頻度。
ステップ③KDIの達成率
予定通り行動できたかを示すもの。日々の調整を行う。結果はコントロールできなくても、KDIはコントロールできる。
ステップ④できなかった要因を突き止める
KDIが計画通り推移しない時 問いかけのポイント
十分な時間をかけたか？から始め、時間をかけてもできなかった場合、時間をかけられなかった場合で分け、なぜ？のWHYツリーで要因分析をしていく。
KPI・KGIが計画通り推移しない時の要因
・行動が伴っていない（KDIの未達）
・行動は合っていたが不十分（DOの不足）
・想定していなかった課題があった
→人、情報、地域、時間・時期、ターゲット、コミュニケーションなどに見えない課題が隠れている場合あり。
・仮説で立てた因果関係が間違い
→KGI、KPI、KDIの連動性撮れているかどうかを疑う
ステップ⑤できた要因を突き止める
できなかった原因だけでなく、できた原因も分析する。⇠これ大事
できたこととその要因も振り返ることは、今後の自身のモチベーションにおいても大事なことと、普段仕事をしているなかでもよく感じます。
A 調整編
上記、検証を行った後、調整を行う。
- ゴール（KGI）レベルの調整 （ゴールの中止、変更、追加）
- KPIの調整（課題の中止、変更、追加）
- 解決案・DO・TODOレベルの調整
- 調整不要
の４つのケースが考えられ、案をだして、絞り込むという調整が必要です。考え方は計画するときと同様ですね。
PDCAのまとめ
①因数分解で精度の高い仮説を立てる
→「分かるは分ける」と私の上司が言ってました。
②仮説思考、リーン思考で動く
→「やれば課題が見えてくる」の気持ちで。
③常にインパクトの大きい課題、行動から着手する
→最重要KPIを常に意識。優先度づけが大事
④行動のアイディアが湧いたらすぐいにタスク化する
→スケジュールをきって、行動
⑤行動目標もかならず数値化
⑥TODOの進捗管理は毎日行う
⑦こまめに検証を行う
⑧要因分析時は「思い込み」を外す
⑨次のサイクルに迅速につなげる
⑩小さいPDCAを多く回す
【PDCAを実行していく仕組み例】
・半週ミーティング
→週の半ばで、行動・課題のつまりを取り除くために30分ほどのミーティング。トピックはKPIやKDI中心に。
以上、DCAのまとめでした。計画編で書いた因数分解や優先順位を絞るといったプロセスはこのDCAでも使われていて、基本的な考え方になりますね。
今後、自分自身でも体に染み込ませていくために、毎日メモ書きをする習慣をつけたいとおもいます。
